Бізнес-процес — це просто набір завдань, які виконуються в певному порядку для досягнення мети. Тому ви повинні почати з визначення своєї мети та кроків для її досягнення. Програмне забезпечення дозволяє налаштовувати визначені користувачем правила для створення умовного робочого процесу. Якщо ваша сфера діяльності – торгівля у малому бізнесі, автоматизація буквально необхідна!
Приклад: контракт має пройти процес схвалення, перш ніж його буде направлено кільком підписантам. Потім документ із цифровим підписом повертається початковому відправнику. У разі відсутності схвалень або підписів документ можна налаштувати на інший маршрут.
Якщо робити це вручну, такий процес може тривати до тижня – і набагато довше, якщо сторони знаходяться в різних країнах. Рішення для автоматизації бізнес-процесів скорочують час обробки всього до кількох годин.
Які бізнес-процеси можна автоматизувати?
Будь-який бізнес-процес, що складається з чітко визначених і повторюваних кроків, можна автоматизувати. Майже всі паперові процеси, які не вимагають логічного мислення, підпадають під це визначення.
Більшість співробітників мають розпорядок дня, який часто включає завдання, що потребують часу – від відділу продажів до відділу бухгалтерії. Згідно зі звітом McKinsey, 60% професій можуть заощадити 30% свого часу завдяки автоматизації.
Деякі типові процеси, які можна легко автоматизувати, щоб розвантажити працівників, зменшити витрати та підвищити прозорість:
Впровадження співробітників.
Управління контрактами.
Виставлення рахунків.
Затвердження документів.
Ведення обліку та планування.
Основні переваги автоматизації бізнесу
Стандартизація процесів
Ручний процес із залученням багатьох співробітників і зацікавлених сторін може бути досить безладним. У кожного свої звички, методи подачі файлів і багато завдань, які потрібно виконувати. Щоб аналіз продаж був ефективним, його потрібно правильно спланувати на початковому етапі.
Автоматизований процес виконується як послідовний робочий процес, кроки якого систематично слідують один за одним, доки щоразу не буде досягнуто стандартного результату. Ось чому автоматизація є розумним скороченням для стандартизації.
Звичайно, окремі зміни можна внести для кожного окремого бізнес-процесу. Але, в принципі, гармонізація є однією з ключових переваг автоматизації в бізнесі. Жоден критичний крок не можна пропустити, і жоден документ не можна загубити.
Вона забезпечує записи, які можна перевірити
Окрім стандартизації, кожна фаза автоматизованого процесу завжди записується в контрольний журнал. Це дає можливість:
відслідковувати задіяні документи;
нанести на карту їх курс;
переглядати, хто і що зробив;
перевірити, коли відбулася кожна дія.
Такий контроль не тільки підвищує точність і надійність. Він також надає організації доступні для перевірки записи кожного конкретного бізнес-процесу. Ці записи можна легко відновити, якщо виникне така необхідність, наприклад, для відповідей на запити клієнтів або демонстрації відповідності нормативним вимогам.
Забезпечення кращого досвіду клієнтів
Зручність і швидкий доступ до послуги є ключовими характеристиками, які шукають клієнти, порівнюючи різних постачальників. Автоматизація дозволяє швидше, точніше та якісніше обслуговувати клієнтів. Коли асортимент товарів в роздрібній торгівлі упорядкований завдяки автоматизації, це робить величезну перевагу вашому бізнесу. Крім того, набагато простіше допомагати клієнтам, коли ви можете легко отримати їхню інформацію, а не витрачати години на пошук паперів. Дотримання обіцяного стандарту операційної досконалості створює щастя та задоволення, що, у свою чергу, створює довіру, лояльність і конкурентну перевагу.
